Công tác kiểm kê, bảo quản hiện vật bảo tàng

Trong toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ của bảo tàng, thì công tác kiểm kê bảo quản là một trong 6 khâu công tác quan trọng. Nếu chúng ta coi hệ thống trưng bày là bộ mặt của bảo tàng, kho hiện vật gốc là xương sống của bảo tàng, thì công tác kiểm kê được coi như là bộ não của bảo tàng, bởi vì thông qua công tác kiểm kê chúng ta mới bảo đảm đầy đủ tính pháp lý và khoa học cho hiện vật khi nhập kho. Đồng thời, công tác kiểm kê còn tạo điều kiện thuận lợi để bảo tàng quản lý về số lượng về chất lượng. Có thể nói nếu không tiến hành khâu công tác này, hiện vật không thể trở thành hiện vật bảo tàng và nếu không làm tốt khâu công tác này thì việc nghiên cứu, quản lý, khai thác sử dụng sẽ kém hiệu quả vì vậy trong những năm qua Bảo tàng luôn chú trọng công tác này và ngày càng đi vào chiều sâu, khoa học để phục vụ cho công tác nghiên cứu, hoạt động trưng bày Bảo tàng.

Về quy trình hoạt động kiểm kê hiện vật hiện nay của bảo tàng bao gồm:

Các hiện vật được nhập kho bảo tàng trước tiên phải phù hợp với nội dung tính chất của Bảo tàng là những hiện vật tiêu biểu, có khả năng bảo quản lâu dài và có nguồn gốc rõ ràng.

Hiện vật sau khi sưu tầm về đều được ghi vào sổ nhập hiện vật tạm thời và đưa vào kho tham khảo tạm thời để lưu giữ trình tự theo thời gian, sau đó mới được xử lý để quyết định nhập vào kho cơ sở hoặc kho tham khảo.

Những hiện vật thu giữ, tặng biếu hay trùng lặp do khai quật không đủ điều kiện nhập kho thì sau khi ghi vào sổ nhập hiện vật tạm thời sẽ chuyển sang ghi vào sổ hiện vật tham khảo để theo dõi riêng.

Mỗi hiện vật nhập kho đều phải qua Hội đồng khoa học của bảo tàng và phải có đầy đủ hồ sơ kèm theo. Hiện vật hay sưu tập hiện vật nhập kho được làm phiếu nhập hiện vật (lý lịch hiện vật). Người sưu tầm có trách nhiệm đánh số sưu tầm hiện vật, đối với hiện vật khai quật khảo cổ học số sưu tầm được sẽ đánh theo ký hiệu của địa điểm khai quật.

Khi nhập hiện vật vào kho bảo quản, cán bộ kiểm kê thực hiện đăng ký vào sổ hiện vật tạm thời, tiếp đến tiến hành làm phiếu hiện vật và cho ghi vào sổ đăng ký hiện vật (sổ kiểm kê bước đầu) sổ này được đóng dấu giáp lai và số trang. Sổ đăng ký phải được ghi chép cẩn thận không được tẩy xóa.

Sau khi vào sổ kiểm kê, cán bộ kiểm kê tiến hành vào sổ phân loại hiện vật theo chất liệu, đánh số hiện vật và sắp xếp theo chuyên đề hoặc theo bộ sưu tập…

Tiếp theo nhập thông tin hiện vật vào máy tính theo chương trình đã thống nhất của Cục di sản văn hóa.

Đối với những hiện vật cần xử lý bảo quản, khi chuyển sang bộ phận kỹ thuật bảo quản phải làm phiếu bảo quản tu sửa hiện vật.

Khi hiện vật được lựa chọn phục vụ trưng bày, triển lãm, cán bộ quản lý kho hành lập phiếu xuất hiện vật, có đầy đủ chữ ký của bên giao, bên nhận, của phụ trách phòng kiểm kê- bảo quản và ký duyệt của Giám đốc.

Tóm lại: Công tác kiểm kê, bảo quản hiện vật là một trong những khâu quan trọng của công tác kho Bảo tàng, chỉ thông qua kiểm kê, hiện vật bảo tàng mới được khai thác có hiệu quả để phục vụ cho công tác nghiệp vụ và nghiên cứu tại Bảo tàng. Tuy nhiên, do hạn chế về cơ sở vật chất và nguồn nhân lực nên công tác bảo quản chỉ mới thực hiện được việc sắp xếp, bảo quản phòng ngừa bằng các biện pháp thủ công là chủ yếu, vì vậy trong năm đến đơn vị đang hoàn tất các thủ tục thực hiện dự án "Xây dựng Kho bảo quản hiện vật” nhằm bảo quản an toàn đối với hiện vật đồng thời phù hợp với xu hướng phát triển Bảo tàng hiện đại, vừa đổi mới hoạt động bảo tàng vừa cải tạo theo định hướng "kho mở” nhằm phục vụ tốt công tác nghiên cứu khoa học và hưởng thụ văn hóa của nhân dân.

Hoàng Yến